Allt flera kommuner samverkar kring telefoni....

Kommunal samverka sänker kostnader och ger bättre effekt på telefonin. Anträffbarheten ökar, telefonisterna producerar bättre kvalitet och medborgarna får bättre service. På köpet får man större samlad kompetens, det är lättare att hålla kunskapsnivån uppe om man har ett stort antal anknytningar som kan dela på kostnaderna. Synergieffekterna är stora och lönsamma.

Det finns fallgropar....

Vad skall man tänka på i ett samverkansprojekt?

1. Ta in en extern expert som har varit med förut! Det är en känslig fråga att förändra telefonin, telefonen är så personlig och man vill ha koll på den. Det finns olika åsikter som är mer eller mindre välgrundade och inte sällan blir det lite skorr i maskineriet! En extern projektledare kan om han/hon är erfaren undvika problemen genom sin kunskap.
   
2. Skapa scenarier för framtidens telefoni inom gruppen, vad vill vi och hur skall vi ta oss dit? Se till att vara helt överens och dokumentera alla överenskommelser. Skaffa en samsyn på begreppet kvalitet och sätt realistiska nivåer.
3. Skapa en rutin för att fördela kostnader och håll er till den! Policyn för hur telefonin skall hanteras är viktig, även ur ekonomisk synvinkel.
4. Ha inte bråttom, denna typ av projekt måste förankras i verksamheten och det handlar ofta om attityder till de som ringer in till kommunen.
5. Se ett telefonisamarbete som första steget att utnyttja resurser gemensamt, tekniken gör det möjligt, men det är människorna som gör det verkligt.

Lycksele samverkar med Storuman sedan ett antal år. Man fördelade arbetsplatser i reception och växel och kunde lägga tre arbetsplatser för telefonister i Tärnaby där behovet av nya jobb var mycket stort. Tack vare stor kompetens hos platsansvariga och en personal som var villig att samarbeta blev utfallet mycket bra.

Voxacom har startat ett antal samverkansprojekt av denna typ, dessa har blivit bra medan andra där kommunerna själva lett projekten har blivit mindre lyckade för att man inte följt råden ovan. Det är mycket revirtänkande, mycket snack om att "Vår kommun är så speciell..." och liknande.

Kom ihåg att det är knepigt nog med två kommuner som skall samverka. Att etablera 3 -5 kommuner på samma gång kräver mycket effektiv och tydlig projektledning med klara inbördes avtal.

Den startegiska processen syftar till att medvetandegöra vilken roll telefonin har i verksamhetens kommunikation. Hur den påverkar flödet av information och hur medborgarna känner att kommunen levererar hög kvalitet.

Ring oss på Voxacom om du tycker detta låter intressant, vi ger råd och ser till att ni i kommunerna fattar medvetna beslut!

Peter Hindbeck, Voxacom AB
08-410 183 01
peter.hindbeck@voxacom.se