Är mailets tid förbi???

Inkommande mail sorteras bort av effektiva spamfilter. I ett fall som vi känner till sorteras 85% av alla mail bort som skräpmail. Detta motsvarar 90.000 i veckan.

Hur kan vi då lita på att mail vi skickar kommer fram? SVaret är enkelt! Vi kan inte lita på det alls, enda förslaget är att begära läskvitto på alla utgående mail. Inte heller en bra idé eftersom det genererar ännu mera trafik.

Just nu bombarderas vår egen inkorg av mängder av mail från företag som vill hjälpa oss att skicka ut nyhetsbrev. Man frågar sig om det är någon idé överhuvudtaget. Kommer mailen fram till rätt mottagare, läses dom etc. Det finns ju rapportgeneratorer som kan tala om vem som läst vad och om mailet överhuvudtaget är öppnat.

Kanske kommer vi att gå tillbaka till fysiska brev så småningom, där vet vi att de flesta når sin mottagare i alla fall!

Allt flera kommuner samverkar kring telefoni....

Kommunal samverka sänker kostnader och ger bättre effekt på telefonin. Anträffbarheten ökar, telefonisterna producerar bättre kvalitet och medborgarna får bättre service. På köpet får man större samlad kompetens, det är lättare att hålla kunskapsnivån uppe om man har ett stort antal anknytningar som kan dela på kostnaderna. Synergieffekterna är stora och lönsamma.

Det finns fallgropar....

Vad skall man tänka på i ett samverkansprojekt?

1. Ta in en extern expert som har varit med förut! Det är en känslig fråga att förändra telefonin, telefonen är så personlig och man vill ha koll på den. Det finns olika åsikter som är mer eller mindre välgrundade och inte sällan blir det lite skorr i maskineriet! En extern projektledare kan om han/hon är erfaren undvika problemen genom sin kunskap.
   
2. Skapa scenarier för framtidens telefoni inom gruppen, vad vill vi och hur skall vi ta oss dit? Se till att vara helt överens och dokumentera alla överenskommelser. Skaffa en samsyn på begreppet kvalitet och sätt realistiska nivåer.
3. Skapa en rutin för att fördela kostnader och håll er till den! Policyn för hur telefonin skall hanteras är viktig, även ur ekonomisk synvinkel.
4. Ha inte bråttom, denna typ av projekt måste förankras i verksamheten och det handlar ofta om attityder till de som ringer in till kommunen.
5. Se ett telefonisamarbete som första steget att utnyttja resurser gemensamt, tekniken gör det möjligt, men det är människorna som gör det verkligt.

Lycksele samverkar med Storuman sedan ett antal år. Man fördelade arbetsplatser i reception och växel och kunde lägga tre arbetsplatser för telefonister i Tärnaby där behovet av nya jobb var mycket stort. Tack vare stor kompetens hos platsansvariga och en personal som var villig att samarbeta blev utfallet mycket bra.

Voxacom har startat ett antal samverkansprojekt av denna typ, dessa har blivit bra medan andra där kommunerna själva lett projekten har blivit mindre lyckade för att man inte följt råden ovan. Det är mycket revirtänkande, mycket snack om att "Vår kommun är så speciell..." och liknande.

Kom ihåg att det är knepigt nog med två kommuner som skall samverka. Att etablera 3 -5 kommuner på samma gång kräver mycket effektiv och tydlig projektledning med klara inbördes avtal.

Den startegiska processen syftar till att medvetandegöra vilken roll telefonin har i verksamhetens kommunikation. Hur den påverkar flödet av information och hur medborgarna känner att kommunen levererar hög kvalitet.

Ring oss på Voxacom om du tycker detta låter intressant, vi ger råd och ser till att ni i kommunerna fattar medvetna beslut!

Peter Hindbeck, Voxacom AB
08-410 183 01
peter.hindbeck@voxacom.se

Är det svårt att handla upp telefoni?

Enligt en person jag talade med som representerade ett kommunalt bolag är det en skitsak! "Man skall ju bara ringa!" OK, var har du befunnit dig de senaste åren? På månens baksida? Vi träffar ibland på duktiga personer i offentlig förvaltning som verkligen kan sin sak, dvs. dom inser att det är komplext. Dessemellan träffar vi på folk som tror att dom kan och handlöst kastar sig in i upphandlingar som ofta går helt åt pipsvängen. På frågan: Hur har ni mätt upp täckningen i er kommun, blev svaret det aningslösa: Vi har jämfört täckningskartor! Man måste komma ihåg att dessa är helt teoretiska där man kombinerar topografin med signalstyrka från sändare och en del andra faktorer. För t ex en kommun som har många stora lokaler som skolor kan det bli extremt dyrt att etablera egna mobilnät i lokalerna, där inne hjälper inga teoretiska mätningar. Där gäller signalstyrka, inget annat. Vi samarbetar med ett företag som mäter, både ute och inne. och levererar en fullständigt transparent och valid jämförelse. Det är ofta mycket jämnt, men en skola som ligger nära en operatörs mast, men långt från en annan operatörs mast kan ge förödande ekonomiska konsekvenser. Man kan räkna med att eget mobilnät kostar ca 80 SEK/m2, dvs en skola som kan vara på 3.000 m2 kostar en del pengar att täcka in!

Suboptimering är vanligt, vi vill att kommunerna fattar medvetna beslut och klarar av att göra en totalkalkyl, TCO!

Hör av dig om du vill veta mera: peter.hindbeck@voxacom.se